Significado de Archivo

¿Qué es un archivo?

El término archivo (del latín archivum, que significa “residencia de los magistrados”) hace referencia al conjunto de documentos que son producidos por personas físicas, personas jurídicas, instituciones públicas, empresas privadas, o cualquier otra clase de sujeto individual o colectivo durante el ejercicio de su actividad.

Características de los archivos

(Un archivo es un conjunto de documentos)

Un archivo puede consistir en documentos de toda clase, desde libros, formularios o certificados hasta fotos, recortes de diario, cartas, discos de audio, tarjetas, microfichas, etc.

Los archivos pueden crearse en muy diversos entornos, pero siempre con el objetivo de preservar información valiosa de manera ordenada.

En general, los archivos se encuentran en las bibliotecas, con el fin de preservar y poner a disposición del público documentos valiosos o útiles, pero también existen archivos utilizados por las burocracias estatales, las empresas privadas, los museos históricos, etc.

Los archivos pueden variar enormemente en tamaño, lo que depende del tipo y la cantidad de archivos que se desee preservar. No obstante, todos los archivos deben enfrentar el progresivo deterioro del material acumulado, debido al paso del tiempo.

Por esta razón, en los archivos más importantes se suelen controlar constantemente las condiciones de temperatura y humedad a las que están sometidos los documentos, además de que existen especialistas que se dedican a la restauración de documentos cuando éstos se encuentran muy dañados. Algunos países tienen además Archivos Generales, donde el Estado conserva de manera ordenada los documentos importantes vinculados a la historia del país.

También se suele denominar archivo al lugar físico donde se guardan y custodian los documentos en cuestión, así como a la acción y efecto de archivar un documento. Otro significado del término hace referencia a un archivo informático, que es un tipo particular de información digital ordenada.

El archivo informático

En las ciencias de la computación, se denomina archivo informático (o también fichero informático) a un conjunto de bits que se almacenan en un dispositivo electrónico. Todo archivo de esta clase se identifica mediante un nombre particular y por el nombre del directorio donde se encuentra almacenado.

Un archivo informático puede consistir en texto, audio, fotografías, video, etc., por lo cual pueden ser considerados como los equivalentes digitales de los documentos físicos. Los archivos informáticos son manipulados mediante diversos tipos de programas informáticos que se instalan en la computadora.

Otras características importantes de los archivos informáticos son:

• Tamaño: que se mide en bytes, kilobytes, megabytes, gigabytes, etc.
• Descripción: que puede incluir un permiso restringido para leer o modificar el contenido del archivo.
• Formato: que depende del tipo de información que contenga y del programa que pueda abrirlo.

Los archivos informáticos también tienen una característica interesante que consiste en la posibilidad de comprimirlos digitalmente con el objetivo de reducir considerablemente su tamaño (algo particularmente útil cuando se trata de archivos muy pesados) y facilitar entonces su envío a través de correo electrónico u otra forma de comunicación por computadora. Algunos programas que permiten este proceso de comprensión son el WinRAR, el WinZIP y el 7-ZIP.

En la actualidad, es común que las bibliotecas y otras instituciones tiendan a digitalizar sus documentos físicos (libros, películas, diarios) en archivos informáticos, ya que éstos últimos no sufren deterioro alguno con el paso del tiempo y pueden ser fácilmente copiados y distribuidos.